Vordruck To-do-Liste: Vorlage für Tag und Woche zum Ausfüllen

Eine To-do-Liste ist der einfachste Vordruck, den es gibt, und trotzdem scheitern die meisten daran. Sie schreiben 25 Aufgaben auf, schaffen sieben und fühlen sich am Abend schlechter als ohne Liste. Der Fehler liegt selten im Fleiß und fast immer im Vordruck: keine Zeitschätzung, keine Priorität, kein Platz für das, was dazwischenkommt.

Die Vorlage in diesem Artikel ist bewusst schlicht. Sie funktioniert auf Papier, in Word, in Excel oder in einer Notiz-App. Wichtiger als das Layout sind die Regeln zum Ausfüllen, und die stammen aus zwei Methoden, die Hochschulen wie Göttingen und Dresden ihren Studierenden empfehlen: ALPEN und Eisenhower.

Was auf den Vordruck gehört

Aufgabe: ein Verb und ein Objekt. „Steuererklärung“ ist keine Aufgabe; „Belege für Steuererklärung sortieren“ ist eine. Große Vorhaben zerlegst du in Schritte von höchstens zwei Stunden.

Priorität: A bis D nach dem Eisenhower-Prinzip, siehe unten. Dauer: deine Schätzung in Minuten. Termin: nur eintragen, wenn es einen echten gibt. Erledigt: ein Kästchen zum Abhaken. Am Fuß der Liste ein Feld „Übertrag“ für alles, was heute nicht geschafft wurde.

Die Vorlage: Tagesliste

Variante: Wochenliste

So füllst du die Liste aus: die ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode geht auf Lothar Seiwert zurück, der sie 1995 beschrieben hat. Die fünf Buchstaben sind fünf Schritte, die du jeden Abend oder Morgen in dieser Reihenfolge gehst.

A – Aufgaben notieren: Alles, was ansteht, kommt in die Spalte „Aufgabe“, auch Termine und Routinen. L – Länge schätzen: Zu jeder Aufgabe eine Minutenzahl. Wer sich regelmäßig verschätzt, verdoppelt seine erste Schätzung. P – Pufferzeit: Nur 60 Prozent der Arbeitszeit werden verplant. Bei acht Stunden sind das 4 Stunden 48 Minuten; der Rest gehört Anrufen, Nachfragen und dem, was schiefgeht. E – Entscheiden: Prioritäten setzen, Aufgaben delegieren oder streichen, bis die Summe der Dauer in die 60 Prozent passt. N – Nachkontrolle: Am Ende des Tages Erledigtes abhaken und Offenes in das Feld „Übertrag“ schreiben.

Die 60-Prozent-Regel ist der Teil, den fast alle weglassen. Sie ist der Grund, warum die Liste am Abend aufgeht.

Priorisieren mit dem Eisenhower-Prinzip

Das Eisenhower-Prinzip sortiert Aufgaben nach zwei Fragen: Ist sie wichtig? Ist sie dringend? Daraus entstehen vier Gruppen, die du in der Spalte „Prio“ einträgst.

Die Zuschreibung an den US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower ist nur zum Teil belegt. Er zitierte 1954 einen früheren Hochschulpräsidenten mit dem Satz, das Dringende sei nicht wichtig und das Wichtige nie dringend. Die Matrix in ihrer heutigen Form verbreitete Stephen Covey 1989. Für den Vordruck spielt das keine Rolle; die vier Gruppen funktionieren unabhängig von der Herkunft.

Ein Hinweis aus der Forschung, den Wikipedia zum Eisenhower-Prinzip nennt: Menschen bevorzugen dringende Aufgaben auch dann, wenn sie unwichtig sind. Deshalb steht auf der Vorlage die Spalte „Prio“ vor der Spalte „Termin“. Erst entscheiden, wie wichtig etwas ist, dann schauen, wann es fällig ist.

Tages-, Wochen- oder Monatsliste

Die Universität Göttingen empfiehlt, Aufgaben in die Zeiteinheit zu sortieren, in der sie erledigt werden, und für Menschen, die sich mit Zeitschätzungen schwertun, Wochen- und Tageslisten zu kombinieren: Erst die Wochenliste füllen, dann jeden Tag Aufgaben daraus in die Tagesliste übernehmen. Unerledigtes wandert zuerst auf den nächsten Tag, bevor Neues hinzukommt.

In der Praxis heißt das: Sonntagabend oder Montagmorgen die Wochenliste, jeden Abend fünf Minuten für die Tagesliste des Folgetags. Eine Monatsliste lohnt sich für Fristen wie Steuertermine, Kündigungsfristen und Geburtstage; dort stehen nur Termine, keine Arbeitsschritte.

Typische Fehler

Zu viele Zeilen: Mehr als acht Aufgaben am Tag passen selten in 60 Prozent der Arbeitszeit. Keine Dauer: Ohne Minutenzahl weißt du erst um 17 Uhr, dass die Liste nie aufgehen konnte. Alles Prio A: Wenn alles wichtig und dringend ist, ist nichts entschieden. Kein Übertrag: Unerledigtes verschwindet mit dem alten Zettel und taucht als Mahnung wieder auf. Liste als Wunschzettel: „Sport machen“ ohne Uhrzeit und Dauer ist eine Absicht, keine Aufgabe.

Häufige Fragen

Wie viele Aufgaben gehören auf eine Tagesliste?

So viele, wie in 60 Prozent deiner Arbeitszeit passen. Bei acht Stunden sind das knapp fünf Stunden, in der Praxis fünf bis acht Aufgaben.

Papier oder App?

Egal, solange die fünf Spalten da sind. Papier zwingt zum Aussortieren, weil der Platz begrenzt ist. Apps erleichtern den Übertrag.

Was mache ich mit Aufgaben ohne Termin?

Prio B oder D vergeben. B-Aufgaben bekommen von dir einen selbst gesetzten Termin, D-Aufgaben streichst du.

Warum nur 60 Prozent der Zeit verplanen?

Weil Unterbrechungen kommen. Die ALPEN-Methode reserviert 40 Prozent als Puffer, damit eine Verzögerung nicht den ganzen Tag umwirft.

Wann fülle ich die Liste aus?

Am Vorabend. Dann startest du morgens ohne Planungsphase und schläfst ohne die offenen Punkte im Kopf.

Quellen

Wikipedia: ALPEN-Methode
Wikipedia: Eisenhower-Prinzip
Universität Göttingen: Tages-, Wochen- oder Monatslisten
TU Dresden: Zeitmanagement im Studium

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Geschrieben von Bella, Redaktion gratisvordrucke.de — sie schreibt hier über Vorlagen, Musterschreiben und was rechtlich hineingehört.