Kündigung schreiben: Was muss rein? Die 9 Pflichtbausteine

Viele Kündigungen scheitern an Kleinigkeiten im Text. Eine fehlende Kundennummer, eine Unterschrift zu wenig, ein Termin ohne Auffangklausel. Der Empfänger muss ohne Rückfrage erkennen, wer kündigt, welcher Vertrag gemeint ist und wann er enden soll.

Dieser Artikel geht die Bausteine in der Reihenfolge durch, in der sie im Brief stehen. Danach kommt das Muster, in dem jeder Baustein markiert ist, und ein Abschnitt zu den Zusätzen, die je nach Vertrag noch hineingehören.

Die neun Bausteine im Überblick

1. Absender. Vor- und Nachname, Straße, Hausnummer, PLZ, Ort. Beim Mietvertrag alle Mieter, die im Vertrag stehen. Beim Arbeitsvertrag hilft die Personalnummer.

2. Empfänger. Die Firma oder Person aus dem Vertrag, mit vollständiger Anschrift. Bei der Wohnung der Vermieter oder die im Vertrag benannte Hausverwaltung, beim Job die Personalabteilung oder die Geschäftsführung.

3. Ort und Datum. Das Datum, an dem du unterschreibst. Es belegt, wann die Kündigung frühestens abgeschickt sein kann.

4. Betreff. „Kündigung des Mietvertrags vom 1. März 2021 über die Wohnung Musterstraße 5, 3. OG links“ oder „Kündigung des Arbeitsvertrags vom …, Personalnummer …“ oder „Kündigung Vertrag Nr. …“. Je genauer, desto weniger Spielraum für den Empfänger.

5. Anrede. Mit Namen, wenn du ihn kennst. Sonst „Sehr geehrte Damen und Herren“.

6. Die Kündigungserklärung. „Hiermit kündige ich den oben genannten Vertrag ordentlich und fristgerecht zum [Datum], hilfsweise zum nächstmöglichen Zeitpunkt.“ Das Wort „kündige“ macht die Erklärung eindeutig. Formulierungen wie „ich möchte den Vertrag beenden“ lesen sich als Bitte.

7. Bitte um Bestätigung. „Bitte bestätigen Sie mir den Eingang und den Beendigungstermin schriftlich.“ Eine Pflicht zur Bestätigung gibt es beim Arbeits- und Mietvertrag nicht, beim Kündigungsbutton nach § 312k BGB schon. Fordere sie immer an.

8. Grußformel. „Mit freundlichen Grüßen“ reicht.

9. Unterschrift. Nach § 126 Abs. 1 BGB eigenhändig mit Namensunterschrift, wenn das Gesetz Schriftform verlangt. Das ist beim Arbeitsvertrag nach § 623 BGB und bei der Wohnung nach § 568 Abs. 1 BGB der Fall. Ein Scan, eine getippte Signatur oder ein Kürzel reichen dort nicht.

Das Muster mit allen Bausteinen

Zusätze je nach Vertrag

Arbeitsvertrag: „Ich bitte um ein qualifiziertes Arbeitszeugnis und um Auskunft über meinen Resturlaub.“ Die Frist ergibt sich aus § 622 Abs. 1 BGB: vier Wochen zum 15. oder zum Monatsende, in der Probezeit zwei Wochen. Längere Fristen im Arbeits- oder Tarifvertrag gehen vor.

Wohnung: „Als Übergabetermin schlage ich den [Datum] vor. Die Kaution bitte ich nach Abrechnung auf das Konto [IBAN] zu überweisen. Meine neue Anschrift lautet ab dem [Datum] [Anschrift].“ Nach § 573c Abs. 1 BGB muss die Kündigung bis zum dritten Werktag eines Monats zugehen und wirkt zum Ablauf des übernächsten Monats.

Abo, Handy, Strom, Fitnessstudio: „Ich widerspreche einer stillschweigenden Verlängerung und widerrufe die erteilte Einzugsermächtigung zum Vertragsende.“ Hier reicht nach § 126b BGB die Textform, also eine E-Mail; die Verbraucherzentrale bestätigt das mit Stand 25. November 2025 für Verträge ab dem 1. Oktober 2016. § 309 Nr. 9 BGB begrenzt die Kündigungsfrist zum Ende der Erstlaufzeit auf einen Monat.

Was nicht hineingehört

Ein Grund. Die ordentliche Kündigung braucht keinen, und jede Begründung liefert Angriffsfläche. Nur die außerordentliche Kündigung nennt ihren Anlass, etwa eine Mieterhöhung nach § 561 BGB oder eine Preiserhöhung beim Anbieter.

Bedingungen. „Ich kündige, falls …“ ist keine Kündigung. Die Erklärung muss unbedingt sein.

Vorwürfe und Erklärungen. Sie ändern nichts am Ergebnis und verlängern nur den Brief. Drohungen mit dem Anwalt gehören in einen anderen Brief, falls überhaupt.

Zugang: Der Baustein außerhalb des Briefs

Nach § 130 Abs. 1 BGB wirkt die Kündigung erst, wenn sie beim Empfänger ankommt. Deshalb gehört zu jeder Kündigung ein Nachweis: persönlich abgeben und quittieren lassen, eine Zeugin wirft ein und notiert die Uhrzeit, oder Einwurfeinschreiben. Bei E-Mails forderst du eine Eingangsbestätigung an. Eine Kopie des unterschriebenen Briefs bleibt bei dir.

Häufige Fragen

Muss die Vertragsnummer in die Kündigung?

Pflicht ist sie nicht, solange der Vertrag anders eindeutig erkennbar ist. Ohne Nummer riskierst du Rückfragen, und jede Rückfrage kostet Zeit, die dir bei der Frist fehlt.

Reicht „ich möchte kündigen“?

Das ist eine Absichtserklärung. Schreib „hiermit kündige ich“. Die Erklärung muss eindeutig, unbedingt und endgültig sein.

Muss ich den Termin nennen?

Ein Termin plus „hilfsweise zum nächstmöglichen Zeitpunkt“ ist die sicherste Variante. Ohne Termin gilt die Kündigung zum nächsten zulässigen Datum, du weißt aber nicht, ob der Empfänger dasselbe Datum berechnet.

Müssen beide Mieter unterschreiben?

Ja, wenn beide im Mietvertrag stehen. Der Vertrag ist mit beiden geschlossen und kann nur von beiden gekündigt werden.

Gehört die Kontonummer in die Kündigung der Wohnung?

Sie ist kein Pflichtbaustein, spart aber Zeit bei der Rückzahlung der Kaution. Ebenso die neue Anschrift für die Betriebskostenabrechnung.

Muss ich die Kündigung mit vollem Namen unterschreiben?

Nach § 126 BGB ist eine Namensunterschrift nötig, die den Unterzeichner erkennen lässt. Ein reines Handzeichen oder Kürzel reicht nicht.

Quellen

§ 126 BGB – Schriftform
§ 623 BGB – Schriftform der Kündigung
§ 568 BGB – Form und Inhalt der Kündigung (Wohnraum)
Verbraucherzentrale: Kündigung per E-Mail

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Geschrieben von Bella, Redaktion gratisvordrucke.de — sie schreibt hier über Vorlagen, Musterschreiben und was rechtlich hineingehört.