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Kurz gesagt: Der deutsche Geschäftsbrief folgt der DIN 5008. Sie legt fest, wo Absender, Anschriftenfeld, Datum und Betreff stehen. Bei Geschäftsbriefen von Unternehmen sind zusätzlich gesetzliche Pflichtangaben nötig – Rechtsform, Sitz, Registergericht und Registernummer.
Die Norm ist kein Selbstzweck: Sie sorgt dafür, dass die Anschrift im Fensterumschlag sitzt.
Die Maße nach DIN 5008
Seitenränder: links 2,5 Zentimeter, rechts mindestens 2 Zentimeter, oben 4,5 Zentimeter für den Briefkopf.
Anschriftenfeld: beginnt 4,5 Zentimeter von oben, ist 8,5 Zentimeter breit und umfasst neun Zeilen – so passt es in das Fenster des Umschlags.
Rücksendeangabe. Die kleine einzeilige Absenderzeile über der Anschrift.
Datum: rechtsbündig, in der Form 5. Januar 2026 oder 2026-01-05.
Betreff: ohne das Wort „Betreff“, fett, mit Leerzeile davor und zwei danach.
Was in den Briefkopf gehört
Privat: Name, Anschrift, gegebenenfalls Telefonnummer und E-Mail-Adresse.
Geschäftlich: Firmenname, Logo, Anschrift, Kontaktdaten – üblicherweise in einer Kopfzeile oder rechts als Informationsblock.
Die Pflichtangaben für Unternehmen
Für Geschäftsbriefe – dazu zählen auch E-Mails – schreibt das Gesetz Angaben vor. Bei einer GmbH sind das:
Vollständige Firma mit Rechtsformzusatz, Sitz der Gesellschaft, Registergericht und Handelsregisternummer sowie alle Geschäftsführer mit Vor- und Nachnamen.
Bei einer AG kommen Vorstand und Aufsichtsratsvorsitz hinzu, bei Einzelunternehmen im Handelsregister die entsprechenden Angaben.
Diese Angaben stehen üblicherweise in der Fußzeile, nicht im Kopf. Fehlen sie, drohen Ordnungsgelder und Abmahnungen.
Der Aufbau des Briefes
1. Briefkopf mit Absender.
2. Anschriftenfeld mit Rücksendeangabe.
3. Informationsblock rechts, mit Ansprechpartner, Telefon, Zeichen und Datum.
4. Betreff.
5. Anrede, danach Leerzeile.
6. Text im Blocksatz oder linksbündig.
7. Grußformel, drei Leerzeilen für die Unterschrift, dann der Name.
8. Anlagenvermerk.
Häufige Fehler
Das Wort „Betreff“ ausschreiben – seit Jahrzehnten nicht mehr üblich. Die Postleitzahl vom Ort mit zwei Leerzeichen trennen – ein Leerzeichen genügt. Das Land in Großbuchstaben schreiben – bei Auslandsbriefen ist die Landesbezeichnung in der Sprache des Absenderlandes vorgesehen.
Form A und Form B
Die DIN 5008 kennt zwei Varianten für den Geschäftsbrief. Bei Form A ist der Briefkopfbereich 27 Millimeter hoch, das Anschriftfeld beginnt entsprechend weiter oben. Bei Form B stehen 45 Millimeter zur Verfügung, was für ausführlichere Briefköpfe mit Logo und mehreren Zeilen gedacht ist.
Welche Form gewählt wird, hängt vom Umfang der Absenderangaben ab. Wer nur Name und Adresse führt, kommt mit Form A aus. Firmen mit Logo, Slogan und Kontaktblock nutzen meist Form B.
Wichtig ist, innerhalb einer Korrespondenz bei einer Form zu bleiben. Ein Wechsel zwischen den Varianten fällt beim Ablegen sofort auf. Vorlagen sollten deshalb einmal festgelegt und dann konsequent verwendet werden.
Das Anschriftfeld im Detail
Das Anschriftfeld ist 85 Millimeter breit und 40 Millimeter hoch und damit auf Fensterbriefumschläge abgestimmt. Es umfasst neun Zeilen, von denen die ersten drei für Zusätze und Vermerke wie „Einschreiben“ oder „Nicht nachsenden“ vorgesehen sind. Die restlichen sechs nehmen die eigentliche Anschrift auf.
Leerzeilen innerhalb der Anschrift sind nicht mehr vorgesehen, auch nicht vor der Postleitzahl. Bei Auslandsanschriften wird das Bestimmungsland in Großbuchstaben in die letzte Zeile geschrieben. Der Ort steht in der Zeile darüber.
Bleiben Zeilen für Vermerke ungenutzt, wird die Anschrift nach oben gezogen, damit sie im Fenster sichtbar bleibt. Genau dafür ist die Aufteilung gedacht. Wer die Anschrift nach unten schiebt, riskiert, dass sie nicht mehr im Sichtfenster liegt.
Falzmarken und Lochmarke
Am linken Rand stehen zwei Falzmarken und eine Lochmarke. Die erste Falzmarke liegt 87 Millimeter vom oberen Blattrand, die zweite bei 192 Millimetern; die Lochmarke sitzt mittig bei 148,5 Millimetern. Sie sind als kurze Striche ausgeführt.
Die Falzmarken erlauben es, das Blatt so zu falten, dass die Anschrift exakt im Fenster erscheint. Ohne sie muss man messen oder ausprobieren. Bei größeren Sendungsmengen spart das viel Zeit.
Die Lochmarke markiert die Mitte für die Abheftlochung. Sie sorgt dafür, dass gelochte Briefe gerade im Ordner sitzen. In digitalen Vorlagen wird sie häufig vergessen.
Betreff, Anrede und Grußformel
Der Betreff steht ohne das Wort „Betreff“ und ohne abschließenden Punkt, üblicherweise fett hervorgehoben. Er soll den Inhalt in einer Zeile benennen. Zwischen Betreff und Anrede liegen zwei Leerzeilen.
Nach der Anrede folgt ein Komma, der Text beginnt danach in einer neuen Zeile klein, sofern kein Substantiv oder Eigenname folgt. Vor der Grußformel steht eine Leerzeile, danach folgen drei Leerzeilen für die Unterschrift. Erst darunter steht der Name in Klartext.
Anlagenvermerke stehen unter dem Namen, ebenfalls durch eine Leerzeile getrennt. Das Wort „Anlagen“ kann entfallen, wenn die Anlagen einzeln aufgeführt werden. Eine Aufzählung ist übersichtlicher als eine Zahl.
Digitale Briefe und E-Mails
Die DIN 5008 enthält seit ihrer Überarbeitung auch Regeln für E-Mails, etwa zur Betreffzeile und zur Signatur. Für elektronische Post gilt die Formatierung des Papierbriefs allerdings nicht eins zu eins. Ein nachgebauter Briefkopf in einer E-Mail wirkt eher unbeholfen.
Für Unternehmen gelten die Pflichtangaben auch in E-Mails, sobald diese Geschäftsbriefe ersetzen. Sie gehören in die Signatur, nicht in den Fließtext. Fehlen sie, kann das abgemahnt werden.
Wird ein Brief als PDF versendet, sollte er wie ein Papierbrief aufgebaut sein, weil er ausgedruckt und abgeheftet wird. Falzmarken können entfallen, schaden aber nicht. Die Schriftgröße sollte mindestens elf Punkt betragen.
Bewerbungen und Privatbriefe
Für Bewerbungen gilt die Norm ebenfalls, wird aber häufig gestalterisch abgewandelt, etwa durch eine farbige Kopfzeile. Solange Anschriftfeld, Betreff und Aufbau erkennbar bleiben, ist das unproblematisch. Der Inhalt entscheidet ohnehin mehr als das Layout.
Bei Privatbriefen ist die Norm nicht anzuwenden, viele halten sich aber daran, weil das Ergebnis übersichtlich ist. Der eigene Absender steht dort meist oben rechts. Ein Betreff ist nicht üblich.
Für Behördenschreiben empfiehlt sich die normgerechte Form, weil sie die Zuordnung erleichtert. Aktenzeichen gehören in den Betreffbereich. Ein klar formulierter Betreff beschleunigt die Bearbeitung spürbar.
Häufige Fragen
Ist die DIN 5008 verpflichtend?
Nein, sie ist eine Empfehlung. Die gesetzlichen Pflichtangaben für Unternehmen sind dagegen bindend.
Wo steht das Datum?
Rechtsbündig im Informationsblock.
Gilt die Norm auch für E-Mails?
Für den Aufbau nur eingeschränkt; die Pflichtangaben gelten auch dort.
Wie viele Leerzeilen vor der Unterschrift?
Drei.
Wie groß ist das Anschriftfeld?
85 Millimeter breit und 40 Millimeter hoch.
Wo liegen die Falzmarken?
Bei 87 und 192 Millimetern, die Lochmarke bei 148,5.
Gilt die Norm für Bewerbungen?
Ja, sie wird dort aber oft gestalterisch abgewandelt.
Quellen
Das passt dazu
Drei Artikel, die dieselbe Frage von einer anderen Seite angehen:
- Vorlage eidesstattliche Erklärung: Muster, Aufbau, Strafbarkeit
- Vorlage Excel Haushaltsbuch: Aufbau, Formeln und Kategorien
- Musterschreiben – Aufbau, Formulierungen und Vorlagen
