Vorlage Jour-fixe-Protokoll: Ergebnisprotokoll zum Ausfüllen

Inhalt

Kurzantwort: Ein Jour-fixe-Protokoll ist ein Ergebnisprotokoll. Es hält je Tagesordnungspunkt fest, was entschieden wurde und wer bis wann was erledigt, nicht wer was gesagt hat. Der Kopf nennt Datum, Ort, Teilnehmende, Abwesende und die Person, die protokolliert. Am Ende steht die Liste offener Punkte, die in das nächste Protokoll wandert. Die Vorlage unten kopierst du in Word, Excel oder ein Wiki.

Ein Jour fixe ist laut Wikipedia ein in einer kleinen Gruppe fest vereinbarter, regelmäßig wiederkehrender Termin, etwa jeden Montag um 9 Uhr oder jeden zweiten Donnerstag im Monat. Im Beruf ist es der Besprechungstermin eines Teams oder Projekts, bei dem alle Beteiligten auf denselben Stand kommen: Status, Probleme, nächste Schritte.

Weil der Termin regelmäßig stattfindet, muss das Protokoll vor allem eines leisten: die Verbindung zur letzten und zur nächsten Sitzung halten. Wer beim Jour fixe am 14. beschlossen hat, dass Frau Meier bis zum 21. das Angebot einholt, will am 28. auf einen Blick sehen, ob das passiert ist. Genau dafür ist die Vorlage gebaut.

Ergebnisprotokoll statt Verlaufsprotokoll

Wikipedia unterscheidet vier Protokollarten: das Wortprotokoll, in dem jedes gesprochene Wort steht, das Verlaufsprotokoll, das die Sitzung chronologisch in indirekter Rede wiedergibt, das Ergebnisprotokoll, das sich auf Beschlüsse und Ergebnisse beschränkt, und Mischformen. Für den Jour fixe passt das Ergebnisprotokoll. Niemand liest eine Woche später nach, wer welchen Einwand vorgebracht hat; alle wollen wissen, was gilt und was zu tun ist.

Eine Ausnahme gibt es: Wenn eine Entscheidung strittig war, notierst du in einem Satz, warum sie so gefallen ist. Das erspart die gleiche Diskussion beim nächsten Termin.

Die Vorlage

Protokoll Jour fixe [Team / Projekt]

Datum: [TT.MM.JJJJ] · Zeit: [09:00–09:30 Uhr] · Ort / Link: [Raum oder Videokonferenz]
Leitung: [Name] · Protokoll: [Name]
Teilnehmende: [Name, Name, Name]
Entschuldigt: [Name]
Verteiler: [Teilnehmende + Name, Name]

1. Offene Punkte aus dem Protokoll vom [Datum]

Nr.	Aufgabe	Verantwortlich	Termin	Status
[14-3]	[Angebot bei Lieferant X einholen]	[Meier]	[21.MM.]	[erledigt / offen, neuer Termin …]
[14-5]	[Testumgebung aufsetzen]	[Schulz]	[28.MM.]	[offen]

2. [Tagesordnungspunkt, z. B. Status Teilprojekt A]
Ergebnis: [Ein bis drei Sätze: Was ist der Stand, was wurde festgestellt.]
Beschluss: [Was wurde entschieden. Falls strittig: ein Satz zur Begründung.]
Aufgabe: [Was] – [Wer] – bis [Termin]

3. [Tagesordnungspunkt, z. B. Risiken und Probleme]
Ergebnis: [ ]
Beschluss: [ ]
Aufgabe: [Was] – [Wer] – bis [Termin]

4. Sonstiges
[Kurze Hinweise ohne Beschluss, z. B. Urlaubszeiten, Termine]

5. Neue Aufgaben aus dieser Sitzung

Nr.	Aufgabe	Verantwortlich	Termin
[21-1]	[ ]	[ ]	[ ]
[21-2]	[ ]	[ ]	[ ]

Nächster Jour fixe: [TT.MM.JJJJ, Uhrzeit, Ort]
Protokoll versandt am: [Datum] · Einwände bis: [Datum]

[Ort], [Datum] · [Unterschrift Protokollführung] · [Unterschrift Leitung]

So führst du die Liste offener Punkte

Jede Aufgabe bekommt eine Nummer aus Sitzungsdatum und laufender Zahl, im Beispiel „14-3“ für die dritte Aufgabe der Sitzung vom 14. So bleibt sie über Wochen eindeutig, auch wenn sie dreimal verschoben wird. Erledigte Aufgaben tauchen im nächsten Protokoll noch einmal mit dem Status „erledigt“ auf und verschwinden danach. Offene Aufgaben wandern mit neuem Termin weiter, und der alte Termin bleibt sichtbar, damit jeder sieht, wie oft geschoben wurde.

Eine Aufgabe ohne Namen ist keine Aufgabe. „Das Team kümmert sich“ heißt, dass sich niemand kümmert. Steht am Ende der Sitzung ein Punkt ohne Verantwortlichen, fragt die Leitung nach, bevor das Protokoll geschlossen wird.

Regeln fürs Schreiben

Protokolliere während der Sitzung, nicht danach. Ein Ergebnisprotokoll entsteht live: Am Ende jedes Tagesordnungspunkts liest die protokollierende Person Beschluss und Aufgaben laut vor, und die Runde bestätigt. Das dauert 20 Sekunden und spart jede spätere Diskussion darüber, was gemeint war.

Schreib in ganzen, kurzen Sätzen mit Verb: „Schulz stellt die Testumgebung bis 28.03. bereit.“ Vermeide Stichwortketten wie „Testumgebung – Schulz – klären“, die in zwei Wochen niemand mehr versteht. Namen ohne Anrede, Termine als Datum, nicht als „nächste Woche“. Keine Wertungen, keine Wiedergabe von Meinungen.

Versende das Protokoll innerhalb von 24 Stunden an den Verteiler und setze eine Frist für Einwände, üblich sind zwei bis drei Arbeitstage. Kommt nichts, gilt es als angenommen.

Unterschrift, Freigabe, Aufbewahrung

Wikipedia beschreibt den Schluss eines förmlichen Protokolls so: Ort, Datum und Unterschrift der Protokollführung rechts, die der Sitzungsleitung links; mit beiden Unterschriften wird das Protokoll zur Urkunde. Für den wöchentlichen Jour fixe im Team ist das selten nötig; dort reicht die Freigabe per E-Mail oder die Bestätigung zu Beginn der nächsten Sitzung. Sobald das Protokoll aber Entscheidungen mit Budget, Kunden oder externen Partnern festhält, lohnt die Unterschrift der Leitung.

Bewahre alle Protokolle an einem Ort auf, chronologisch benannt: „JF_2026-03-14.docx“. Ein Ordner mit 40 Protokollen ist die Projektgeschichte, in der sich jede Entscheidung nachlesen lässt.

Häufige Fragen

Was gehört in ein Jour-fixe-Protokoll?

Kopf mit Datum, Teilnehmenden und Protokollführung, die offenen Punkte aus der letzten Sitzung, je Tagesordnungspunkt Ergebnis, Beschluss und Aufgabe, die neuen Aufgaben als Tabelle und der nächste Termin.

Wie lang darf das Protokoll sein?

Eine Seite für 30 Minuten Sitzung. Wird es länger, protokollierst du Verlauf statt Ergebnis.

Wer schreibt das Protokoll?

Am besten im Wechsel, nach festem Plan. Die Sitzungsleitung sollte es nicht selbst schreiben, weil sie moderiert.

Muss das Protokoll unterschrieben werden?

Nur, wenn es als Urkunde dienen soll. Für den Team-Jour-fixe reicht die Freigabe per E-Mail oder die Bestätigung in der nächsten Sitzung.

Wie schnell muss das Protokoll verschickt werden?

Innerhalb von 24 Stunden, mit Frist für Einwände von zwei bis drei Arbeitstagen.

Was ist der Unterschied zum Verlaufsprotokoll?

Das Verlaufsprotokoll gibt die Diskussion chronologisch wieder, das Ergebnisprotokoll nur Beschlüsse und Aufgaben. Für den Jour fixe reicht das Ergebnis.