Vorlage Rechnung Kleinunternehmer: Muster mit § 19 UStG-Hinweis

Aktualisiert am 14.09.2026 · Lesezeit 6 Min.

Kleinunternehmer bist du, wenn dein Umsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet. So steht es seit dem 1. Januar 2025 in § 19 Abs. 1 UStG. Deine Umsätze sind dann steuerfrei, du führst keine Umsatzsteuer ab und bekommst keine Vorsteuer zurück.

Für die Rechnung heißt das: kein Steuersatz, kein Steuerbetrag, kein „inkl. 19 % MwSt.“. Dafür ein Satz, der erklärt, warum die Steuer fehlt. Wer diesen Satz vergisst, bekommt Rückfragen vom Kunden. Wer stattdessen Umsatzsteuer ausweist, schuldet sie dem Finanzamt nach § 14c Abs. 2 UStG, obwohl er sie gar nicht erheben durfte.

Die Vorlage unten enthält alles, was § 34a UStDV verlangt, dazu drei Angaben, die das Gesetz für Kleinunternehmer nicht vorschreibt, die aber jede Buchhaltung erwartet: Rechnungsnummer, Leistungsdatum und Zahlungsziel.

Wer Kleinunternehmer ist: § 19 UStG seit 2025

Bis 2024 lagen die Grenzen bei 22.000 und 50.000 Euro, und die Umsatzsteuer wurde „nicht erhoben“. Seit 2025 gelten 25.000 Euro für das Vorjahr und 100.000 Euro für das laufende Jahr, und die Umsätze sind „steuerfrei“. Überschreitest du die 100.000 Euro im laufenden Jahr, endet die Regelung ab diesem Umsatz, der Rest des Jahres wird regulär besteuert.

Du kannst auf die Regelung verzichten, etwa weil du hohe Investitionen mit Vorsteuer hast. Die Erklärung gegenüber dem Finanzamt ist bis zum 28. Februar des Folgejahres möglich und bindet dich fünf Jahre (§ 19 Abs. 3 UStG). Solange du nicht verzichtet hast, nutzt du die Vorlage unten.

Die Vorlage

Die Pflichtangaben nach § 34a UStDV

Seit 2025 hat die Rechnung des Kleinunternehmers eine eigene Vorschrift. § 34a UStDV verlangt weniger als § 14 Abs. 4 UStG für normale Rechnungen, und zwar genau diese sechs Punkte:

1. Name und Anschrift beider Seiten

Vollständig, also mit Straße und Hausnummer. Ein Postfach reicht für dich nicht.

2. Steuernummer oder USt-IdNr.

Eine von beiden muss drauf. Die Steuernummer bekommst du vom Finanzamt mit dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Eine USt-IdNr. brauchst du als Kleinunternehmer nur, wenn du mit Unternehmen im EU-Ausland arbeitest.

3. Ausstellungsdatum

Das Datum, an dem du die Rechnung schreibst. Es bestimmt, in welchem Jahr die Rechnung in die Buchhaltung gehört.

4. Menge und Art der Leistung

„Dienstleistung“ genügt nicht. Schreib, was du geliefert oder getan hast, mit Stückzahl oder Stunden. Das Finanzamt und dein Kunde müssen die Leistung aus der Rechnung erkennen.

5. Entgelt in einer Summe

Ein Betrag, ohne Aufteilung in netto und Steuer. Bei mehreren Positionen darfst du sie einzeln auflisten, die Summe steht darunter.

6. Der Hinweis auf § 19 UStG

§ 34a UStDV verlangt den Hinweis, „dass für die Lieferung oder sonstige Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer (§ 19 des Gesetzes) gilt“. Eine feste Formulierung schreibt das Gesetz nicht vor. Der Satz in der Vorlage erfüllt die Anforderung.

Was nicht auf die Rechnung darf

Kein Steuersatz, kein Steuerbetrag, kein „zzgl. MwSt.“ und kein „inkl. MwSt.“. Weist du trotzdem 19 Prozent aus, greift § 14c Abs. 2 UStG: „Wer in einer Rechnung einen Steuerbetrag gesondert ausweist, obwohl er zum gesonderten Ausweis der Steuer nicht berechtigt ist, schuldet den ausgewiesenen Betrag.“ Du müsstest die Steuer dann ans Finanzamt zahlen, und die Berichtigung geht nur mit schriftlichem Antrag.

Vorgedruckte Rechnungsblöcke haben oft eine MwSt.-Zeile. Streich sie oder lass sie leer.

Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Zahlungsziel, Aufbewahrung

§ 34a UStDV verlangt weder eine fortlaufende Rechnungsnummer noch das Leistungsdatum. Setz beides trotzdem: Die Nummer macht jede Rechnung eindeutig, und der Kunde kann seine Zahlung zuordnen. Das Leistungsdatum zeigt, wann du gearbeitet hast, was bei Rechnungen im Januar für Dezember-Aufträge zählt.

Beim Zahlungsziel hilft § 286 Abs. 3 BGB: Der Kunde kommt spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug. Gegenüber Verbrauchern gilt das nur, wenn die Rechnung ausdrücklich darauf hinweist. Deshalb steht der Satz dazu in der Vorlage.

Aufbewahren musst du jede Rechnung, die du ausstellst oder bekommst, acht Jahre lang. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b Abs. 1 UStG). Bis 2024 waren es zehn Jahre.

E-Rechnung: Was für Kleinunternehmer gilt

Seit 2025 müssen Unternehmen im Inland untereinander schrittweise E-Rechnungen in einem strukturierten Format ausstellen. Kleinunternehmer sind davon ausgenommen: § 34a UStDV erlaubt, dass ihre Rechnung „immer als sonstige Rechnung“ übermittelt werden darf, also als Papier oder PDF. Die Übergangsfristen für andere Unternehmen (Papier bis Ende 2026, bei Umsatz bis 800.000 Euro bis Ende 2027, § 27 Abs. 38 UStG) brauchst du deshalb nicht zu beachten.

Empfangen musst du E-Rechnungen trotzdem können. Die IHK Rhein-Neckar schreibt dazu: „Die Empfangspflicht ab 2025 bleibt bestehen.“ Dafür reicht ein E-Mail-Postfach, in dem du XML- oder ZUGFeRD-Dateien deiner Lieferanten annimmst und ablegst.

Häufige Fragen

Muss ich als Kleinunternehmer überhaupt eine Rechnung schreiben?

An Unternehmen und juristische Personen ja, innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung (§ 14 Abs. 2 UStG). Bei Privatkunden nennt das Gesetz nur Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück. In der Praxis verlangt fast jeder Kunde eine Rechnung.

Welche Formulierung für den Hinweis auf § 19 UStG?

Das Gesetz schreibt keinen Wortlaut vor. „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“ reicht. Seit 2025 passt auch „steuerfrei nach § 19 UStG“, weil das Gesetz jetzt von Steuerbefreiung spricht.

Darf ich „netto“ oder „brutto“ schreiben?

Besser nicht. Beides deutet auf Umsatzsteuer hin. Schreib „Rechnungsbetrag“.

Brauche ich eine Rechnungsnummer?

§ 34a UStDV verlangt sie nicht. Nutz trotzdem eine fortlaufende Nummer wie 2026-001, damit keine Rechnung doppelt oder verloren geht.

Was gilt bei Rechnungen unter 250 Euro?

Für Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV genügen Name und Anschrift des Ausstellers, Datum, Leistung und Betrag mit dem Hinweis auf die Steuerbefreiung. Die Kundenanschrift darf fehlen.

Wie lange muss ich Rechnungen aufheben?

Acht Jahre ab Ende des Ausstellungsjahres (§ 14b UStG). Eine Rechnung vom März 2026 bewahrst du bis Ende 2034 auf.

Quellen

§ 19 UStG – Besteuerung der Kleinunternehmer (gesetze-im-internet.de)
§ 34a UStDV – Rechnungen von Kleinunternehmern (gesetze-im-internet.de)
§ 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen (gesetze-im-internet.de)
IHK Rhein-Neckar: E-Rechnungspflicht – Was gilt für Kleinunternehmer?

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Bella

Bella schreibt hier über Vorlagen und Vordrucke. Sie mag Fragen, auf die man abends noch schnell eine Antwort braucht, und schreibt sie so auf, dass man sie beim ersten Lesen versteht. Quellen stehen unter jedem Beitrag.