Vorlage SEPA-Lastschriftmandat: Mandatstext und Pflichtfelder

Wer Mitgliedsbeiträge, Miete oder Rechnungen per Lastschrift einziehen will, braucht von jedem Zahler ein Mandat. Es ersetzt seit 2014 die alte Einzugsermächtigung und gilt europaweit im SEPA-Raum. Ohne Mandat darf deine Bank keine Lastschrift einreichen, und der Zahler kann eine Abbuchung ohne Mandat bis zu 13 Monate später zurückholen.

Bevor du das erste Mandat ausgibst, brauchst du eine Gläubiger-Identifikationsnummer. Die Bundesbank vergibt sie „in Abstimmung mit der Deutschen Kreditwirtschaft“, und zwar nur elektronisch über extranet.bundesbank.de. Die Nummer allein berechtigt noch zu keinem Einzug. Die Bundesbank weist darauf hin, dass ihre Zuteilung nicht automatisch bedeutet, dass man Lastschriften einziehen darf. Dafür muss deine Bank zustimmen und eine Lastschriftvereinbarung mit dir schließen.

Die Vorlage: SEPA-Basislastschriftmandat

Die Felder erklärt

Gläubiger-Identifikationsnummer

Die deutsche Gläubiger-ID hat 18 Stellen: „DE“, zwei Prüfziffern, drei Stellen Geschäftsbereichskennung und elf Ziffern als nationales Merkmal. Die Geschäftsbereichskennung ist laut Bundesbank standardmäßig „ZZZ“; du darfst sie selbst ändern, um Abteilungen oder Filialen zu unterscheiden. Nach dem Antrag im Extranet dauert die Freigabe Stunden bis Tage, danach musst du die Nummer innerhalb von zehn Kalendertagen freischalten.

Mandatsreferenz

Eine Kennung, die du selbst vergibst, zum Beispiel die Mitglieds- oder Kundennummer. Die Verbraucherzentrale beschreibt die Regel so: „Jedes SEPA-Lastschriftmandat erhält eine eindeutige Mandatsreferenz. Der Zahlungsempfänger muss sie bei jeder Abbuchung angeben.“ Gläubiger-ID und Mandatsreferenz zusammen machen jedes Mandat eindeutig. Steht die Referenz bei der Unterschrift noch nicht fest, schreibst du „wird separat mitgeteilt“ und schickst sie vor der ersten Abbuchung nach.

Zahlungsart

„Wiederkehrend“ für Beiträge und Miete, „einmalig“ für eine einzelne Rechnung. Ein einmaliges Mandat ist nach der ersten Lastschrift verbraucht.

Daten des Zahlers

Name, Anschrift und IBAN müssen zum Konto passen. Die BIC ist innerhalb Deutschlands nicht mehr nötig, bei Konten im Ausland schon. Eine Lastschrift mit falscher IBAN kommt als Rücklastschrift zurück, und deine Bank berechnet dafür ein Entgelt.

Unterschrift

Das Papiermandat unterschreibt der Kontoinhaber selbst, mit Ort und Datum. Ist der Kontoinhaber eine andere Person als das Vereinsmitglied oder der Mieter, unterschreibt der Kontoinhaber.

Was nach der Unterschrift gilt

Vorabankündigung. Die Verbraucherzentrale fasst die Pflicht so zusammen: „Zahlungsempfänger:innen sind verpflichtet, Ihnen den Betrag und den Zeitpunkt der Abbuchung mindestens 14 Tage vorab mitzuteilen.“ Eine kürzere Frist geht nur, wenn sie vereinbart ist, etwa in den AGB oder auf der Rechnung. Bei gleichbleibenden Beiträgen reicht eine einmalige Ankündigung mit allen Terminen.

Erstattung. § 675x Abs. 2 BGB gibt dem Zahler bei der Basislastschrift das Recht, die Erstattung ohne Angabe von Gründen zu verlangen. Nach Absatz 4 ist der Anspruch ausgeschlossen, wenn der Zahler ihn nicht „innerhalb von acht Wochen ab dem Zeitpunkt der Belastung“ gegenüber seiner Bank geltend macht. Deshalb steht der Achtwochenhinweis im Mandatstext. Fehlt ein Mandat ganz, gilt die 13-Monats-Frist.

Aufbewahrung. Das unterschriebene Mandat ist dein Nachweis. Verlangt die Bank des Zahlers bei einer Rückgabe das Mandat, musst du es vorlegen können. Bewahre es mindestens so lange auf, wie Lastschriften aus ihm laufen, und danach noch bis alle Rückgabefristen abgelaufen sind.

Basislastschrift oder Firmenlastschrift

Die Vorlage oben ist die Basislastschrift. Sie passt für Privatpersonen, Vereinsmitglieder und Mieter. Die Firmenlastschrift ist ein eigenes Verfahren nur zwischen Unternehmen mit eigenem Mandatstext, bei dem der Zahler auf das Erstattungsrecht verzichtet und sein Mandat bei seiner Bank hinterlegen muss. Für Vereine und Vermieter kommt sie nicht in Frage.

Typische Fehler

Der häufigste Fehler ist ein Mandat ohne Gläubiger-ID, weil der Antrag bei der Bundesbank noch läuft. Ein solches Mandat ist unvollständig. Beantrage die Nummer, bevor du die Vordrucke verteilst.

Der zweite Fehler ist die fehlende Vorabankündigung. Wer den Beitrag abbucht, ohne Betrag und Termin angekündigt zu haben, riskiert Rückgaben und Ärger mit den Mitgliedern. Ein Satz in der Beitragsrechnung oder im Willkommensschreiben genügt.

Der dritte Fehler ist das Weiterverwenden eines alten Mandats nach einem Bankwechsel des Zahlers. Für die neue IBAN reicht eine schriftliche Mitteilung des Zahlers; ein neues Mandat brauchst du nicht, aber die Mitteilung gehört zum Mandat in die Akte.

Häufige Fragen

Woher bekomme ich die Gläubiger-Identifikationsnummer?

Nur elektronisch bei der Deutschen Bundesbank über extranet.bundesbank.de. Voraussetzung ist ein Hauptwohnsitz oder Geschäftssitz in Deutschland.

Muss die Mandatsreferenz auf dem Mandat stehen?

Sie muss dem Zahler vor der ersten Lastschrift bekannt sein. Steht sie noch nicht fest, schreibst du „wird separat mitgeteilt“ und reichst sie nach.

Wie lange vorher muss ich die Abbuchung ankündigen?

Mindestens 14 Tage vor dem Termin, mit Betrag und Datum. Kürzer nur, wenn das vereinbart ist.

Wie lange kann der Zahler die Lastschrift zurückholen?

Bei gültigem Mandat acht Wochen ab Belastung, ohne Gründe. Ohne Mandat 13 Monate.

Braucht ein Verein für jedes Mitglied ein eigenes Mandat?

Ja. Jedes Mandat gilt für einen Kontoinhaber und bekommt eine eigene Mandatsreferenz.

Muss ein neues Mandat her, wenn sich der Beitrag ändert?

Nein. Das Mandat nennt keinen Betrag. Du musst den neuen Betrag nur rechtzeitig ankündigen.

Quellen

Deutsche Bundesbank: Gläubiger-Identifikationsnummer
Deutsche Bundesbank: Häufig gestellte Fragen zur Gläubiger-Identifikationsnummer
§ 675x BGB – Erstattungsanspruch bei autorisierter Lastschrift (gesetze-im-internet.de)
Verbraucherzentrale: Bezahlen im SEPA-Lastschriftverfahren (Stand 10.09.2025)

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Geschrieben von Bella, Redaktion gratisvordrucke.de — sie schreibt hier über Vorlagen, Musterschreiben und was rechtlich hineingehört.