Vorlage Outlook erstellen: E-Mail-Vorlage speichern und nutzen

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Kurzantwort: Im klassischen Outlook schreibst du die E-Mail, wählst „Datei“ → „Speichern unter“ und als Dateityp „Outlook-Vorlage“. Die Datei landet mit der Endung .oft im Ordner C:\Users\[Benutzername]\AppData\Roaming\Microsoft\Templates. Öffnen kannst du sie über „Neue Elemente“ → „Weitere Elemente“ → „Formular auswählen“ → „Benutzervorlagen im Dateisystem“. Im neuen Outlook und in Outlook im Web nutzt du stattdessen „Meine Vorlagen“ oder „E-Mail als Vorlage speichern“. Ein Mustertext für eine Geschäfts-E-Mail mit allen Pflichtangaben steht unten.

Wer jede Woche dieselbe Terminbestätigung, dieselbe Auftragsannahme oder dieselbe Nachfrage schreibt, tippt sie irgendwann zum fünfzigsten Mal. Eine Vorlage speichert Betreff, Text, Formatierung und Anhänge und lässt dich nur noch Namen und Datum ändern.

Outlook gibt es inzwischen in drei Varianten, und jede speichert Vorlagen anders: das klassische Outlook für Windows als .oft-Datei auf deinem Rechner, das neue Outlook und Outlook im Web in deinem Postfach. Die Schritte unten folgen der Anleitung von Microsoft; die Vorlage selbst funktioniert überall.

Klassisches Outlook: Vorlage als .oft speichern

Öffne eine neue Nachricht, entweder über „Neue E-Mail“ oder mit Strg+Umschalt+M. Trag Betreff und Text ein, so wie du ihn jedes Mal brauchst, mit Platzhaltern in eckigen Klammern für alles, was sich ändert. Empfängeradressen kannst du eintragen, wenn sie immer gleich sind.

Dann: „Datei“ → „Speichern unter“. Im Feld „Dateityp“ wählst du „Outlook-Vorlage“. Outlook springt automatisch in den Vorlagenordner C:\Users\[Benutzername]\AppData\Roaming\Microsoft\Templates. Gib der Datei einen sprechenden Namen wie „Terminbestaetigung.oft“ und speichere. Die Nachricht selbst kannst du danach schließen, ohne sie zu senden.

Vorlage im klassischen Outlook verwenden

Der Weg ist versteckt, deshalb hier Schritt für Schritt nach der Microsoft-Anleitung: „Neue Elemente“ → „Weitere Elemente“ → „Formular auswählen“. Im Dialog stellst du „Suchen in“ auf „Benutzervorlagen im Dateisystem“. Outlook zeigt den Vorlagenordner an; über „Durchsuchen“ kommst du auch an Vorlagen an anderen Orten. Vorlage markieren, „Öffnen“ klicken, Empfänger, Betreff und Text anpassen, senden.

Wichtig: Änderungen in der geöffneten Nachricht verändern die Vorlage nicht. Willst du die Vorlage selbst ändern, öffnest du sie auf demselben Weg, änderst den Text und speicherst sie erneut als Outlook-Vorlage unter demselben Namen.

Wer schneller sein will, legt eine Verknüpfung zur .oft-Datei auf den Desktop. Ein Doppelklick öffnet direkt eine neue Nachricht aus der Vorlage.

Neues Outlook und Outlook im Web: Meine Vorlagen

Im neuen Outlook für Windows fehlt der Weg über „Speichern unter“. Stattdessen nutzt du das Add-In „Meine Vorlagen“: neue E-Mail öffnen, auf der Registerkarte „Nachricht“ die Schaltfläche „Meine Vorlagen“ wählen, „+ Vorlage“ klicken, Titel und Text eingeben, „Speichern“. Microsoft schreibt dazu: „Vorlagen werden in Ihrem primären Postfach gespeichert“ und sind damit auf allen Geräten verfügbar, auf denen du mit demselben Konto angemeldet bist.

Outlook im Web hat zusätzlich eine eingebaute Funktion: Nachricht schreiben, im Menü „Nachricht“ auf „E-Mail-Vorlage“ → „E-Mail als Vorlage speichern“ gehen, Namen vergeben, speichern. Beide Wege setzen laut Microsoft ein Microsoft-365-Abonnement voraus. Alte .oft-Dateien lassen sich übernehmen. Microsoft beschreibt, dass du Vorlagen „als OFT-Dateien herunterladen, mit anderen teilen und OFT-Dateien von Ihrem Gerät hinzufügen“ kannst. So wandern die Vorlagen aus dem Templates-Ordner ins neue Outlook.

Die Vorlage: Terminbestätigung mit Signatur

Betreff: Terminbestätigung [Leistung] am [TT.MM.JJJJ]

Guten Tag [Frau/Herr Nachname],

vielen Dank für Ihre Anfrage. Hiermit bestätige ich unseren Termin:

Datum: [Wochentag, TT.MM.JJJJ]
Uhrzeit: [HH:MM Uhr], voraussichtliche Dauer [X Stunden]
Ort: [Adresse / Videokonferenz-Link]
Thema: [Leistung, z. B. Beratung zur Küchenplanung]

Bitte bringen Sie [Unterlagen, z. B. den Grundriss] mit. Falls der Termin nicht passt, antworten Sie einfach auf diese E-Mail oder rufen Sie mich an unter [Telefonnummer].

Mit freundlichen Grüßen
[Vorname Nachname]

[Firma laut Handelsregister] [Rechtsform, z. B. e. K. oder GmbH]
[Straße Hausnummer], [PLZ Ort]
[Registergericht, z. B. Amtsgericht Charlottenburg], [HRA/HRB-Nummer]
[Bei GmbH: Geschäftsführer: Vorname Nachname]
Telefon [Nummer] · E-Mail [Adresse] · [Website]

Lege die Signatur am besten in Outlook selbst an („Signaturen“) und nicht in der Vorlage. Dann steht sie in jeder Mail und du pflegst sie an einer Stelle.

Pflichtangaben in geschäftlichen E-Mails

Die Signatur in der Vorlage ist kein Schmuck. § 37a Abs. 1 HGB verlangt „auf allen Geschäftsbriefen des Kaufmanns gleichviel welcher Form“ die Firma, den Rechtsformzusatz, den Ort der Handelsniederlassung, das Registergericht und die Handelsregisternummer. Die IHK Berlin erklärt den Zusatz „gleichviel welcher Form“ so, dass die Pflicht „unabhängig von der äußeren Form der Geschäftsbriefe (z. B. E-Mail, Fax, Postkarte, etc.)“ besteht.

Für die GmbH steht dieselbe Pflicht in § 35a GmbHG, ergänzt um alle Geschäftsführer mit Familiennamen und mindestens einem Vornamen. Wer als Kleingewerbetreibender nicht im Handelsregister steht, fällt nicht unter § 37a HGB; die IHK Berlin empfiehlt trotzdem Familienname mit Vorname und ladungsfähige Anschrift, weil sich die Pflicht aus anderen Regeln wie dem Wettbewerbsrecht ergeben kann. Wer die Angaben weglässt, kann vom Registergericht mit Zwangsgeld angehalten werden, das je Fall 5.000 Euro nicht übersteigen darf.

Häufige Fragen

Wo speichert Outlook die Vorlagen?

Das klassische Outlook unter C:\Users\[Benutzername]\AppData\Roaming\Microsoft\Templates als .oft-Datei. Das neue Outlook und Outlook im Web speichern „Meine Vorlagen“ im Postfach.

Kann ich eine Outlook-Vorlage mit Kollegen teilen?

Ja. Die .oft-Datei kopierst du auf ein Netzlaufwerk oder schickst sie per Mail; die Kollegen öffnen sie über „Formular auswählen“ → „Durchsuchen“. „Meine Vorlagen“ sind an das eigene Postfach gebunden.

Warum finde ich „Speichern unter“ im neuen Outlook nicht?

Weil das neue Outlook Vorlagen über „Meine Vorlagen“ verwaltet. Vorhandene .oft-Dateien fügst du dort von deinem Gerät hinzu, gespeicherte Vorlagen lassen sich als .oft herunterladen.

Kann die Vorlage Anhänge enthalten?

Ja. Laut Microsoft enthält eine gespeicherte Vorlage „den Betreff, den Nachrichteninhalt, die Formatierung und Anlagen“. Anhänge fügst du vor dem Speichern an.

Ändert sich die Vorlage, wenn ich die Mail bearbeite?

Nein. Die geöffnete Nachricht ist eine Kopie. Zum Ändern der Vorlage speicherst du sie erneut als Outlook-Vorlage unter demselben Namen.

Welche Angaben muss eine Geschäfts-E-Mail enthalten?

Bei eingetragenen Kaufleuten Firma, Rechtsform, Ort, Registergericht und Registernummer (§ 37a HGB), bei der GmbH zusätzlich alle Geschäftsführer (§ 35a GmbHG).