Inhalt
Kurz gesagt: Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis muss wohlwollend formuliert sein und darf dem beruflichen Fortkommen nicht schaden – zugleich muss es wahr sein. Aus diesem Widerspruch ist eine Notensprache entstanden, in der einzelne Wörter über die Bewertung entscheiden.
„Zur vollen Zufriedenheit“ ist eine Drei. „Stets zur vollsten Zufriedenheit“ ist eine Eins. Ein Wort Unterschied, zwei Noten.
Der Aufbau
1. Überschrift. „Arbeitszeugnis“ oder „Zwischenzeugnis“.
2. Einleitung. Name, Geburtsdatum, Beschäftigungszeitraum, Position.
3. Unternehmensbeschreibung. Kurz, ordnet die Tätigkeit ein.
4. Aufgabenbeschreibung. Der längste Teil, vom Wichtigsten zum Unwichtigsten.
5. Leistungsbeurteilung. Arbeitsbefähigung, Arbeitsbereitschaft, Fachwissen, Arbeitsweise, Erfolg.
6. Zusammenfassende Leistungsbewertung. Die entscheidende Formel.
7. Verhaltensbeurteilung. Gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden.
8. Schlussformel. Beendigungsgrund, Dank, Bedauern, Zukunftswünsche.
9. Ort, Datum, Unterschrift einer weisungsbefugten Person.
Die Notensprache der Leistung
Sehr gut: „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“
Gut: „stets zu unserer vollen Zufriedenheit“
Befriedigend: „zu unserer vollen Zufriedenheit“
Ausreichend: „zu unserer Zufriedenheit“
Mangelhaft: „im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit“
Entscheidend sind die Wörter „stets“ für die Dauer und „vollste“ für den Grad.
Die Notensprache des Verhaltens
Die Reihenfolge der Genannten zählt: Werden Vorgesetzte vor Kollegen genannt, ist das die übliche Form. Fehlen Vorgesetzte ganz, ist das ein negatives Signal.
Sehr gut: „Sein Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden war stets vorbildlich.“
Befriedigend: „Sein Verhalten war einwandfrei.“
Typische versteckte Abwertungen
„Er war stets bemüht.“ – ohne Erfolg.
„Er zeigte Verständnis für seine Aufgaben.“ – hat sie nicht erledigt.
„Er trug durch seine Geselligkeit zur Verbesserung des Betriebsklimas bei.“ – Alkohol oder Ablenkung.
Fehlende Schlussformel. Dank und gute Wünsche sind zwar nicht einklagbar, ihr Fehlen fällt aber jedem Personaler auf.
Der Anspruch
Nach § 109 Gewerbeordnung besteht Anspruch auf ein Zeugnis. Auf Verlangen muss es qualifiziert sein, also Leistung und Verhalten bewerten.
Es muss auf Firmenpapier, maschinenschriftlich, ohne Flecken, Streichungen oder Rechtschreibfehler ausgestellt werden. Geheimzeichen sind unzulässig.
Wer mit der Bewertung nicht einverstanden ist, kann eine Korrektur verlangen – bei einer Bewertung unterhalb von „gut“ muss der Arbeitgeber sie begründen.
Einfaches und qualifiziertes Zeugnis
Das einfache Zeugnis enthält nur Angaben zur Person, zur Dauer und zur Art der Tätigkeit. Es bewertet nichts und ist deshalb für Bewerbungen wenig aussagekräftig. Wer nichts anderes verlangt, bekommt im Zweifel genau das.
Das qualifizierte Zeugnis ergänzt Leistung und Verhalten und muss ausdrücklich verlangt werden. Es ist der Standard für Bewerbungen und sollte deshalb immer angefordert werden. Der Anspruch darauf ergibt sich aus der Gewerbeordnung.
Ein Zeugnis, das nur die Tätigkeit auflistet und keine Bewertung enthält, wirkt in einer Bewerbung wie eine stille Abwertung. Personalabteilungen lesen das Fehlen als Signal. Deshalb lohnt es sich, das qualifizierte Zeugnis nachzufordern.
Das Zwischenzeugnis
Ein Zwischenzeugnis kann während des laufenden Arbeitsverhältnisses verlangt werden, wenn ein triftiger Grund vorliegt. Anerkannt sind unter anderem ein Vorgesetztenwechsel, eine Versetzung, eine bevorstehende Umstrukturierung oder eine geplante Bewerbung. Auch eine längere Elternzeit ist ein solcher Grund.
Es ist sinnvoll, ein Zwischenzeugnis einzuholen, solange die beurteilende Führungskraft die Arbeit noch aus eigener Anschauung kennt. Wechselt sie, geht diese Grundlage verloren. Das Endzeugnis orientiert sich später am Zwischenzeugnis.
Wer ein Zwischenzeugnis mit guter Bewertung besitzt, hat beim Endzeugnis eine starke Position. Eine schlechtere Bewertung muss der Arbeitgeber dann begründen. Das ist der praktische Wert dieses Papiers.
Wenn das Zeugnis fehlerhaft ist
Zunächst wird der Arbeitgeber schriftlich zur Berichtigung aufgefordert, mit konkreter Benennung der Stellen und einer Frist. Häufig lässt sich das ohne Streit klären, weil Zeugnisse oft aus Textbausteinen entstehen. Ein sachlicher Ton hilft dabei erheblich.
Bleibt das erfolglos, kann der Anspruch vor dem Arbeitsgericht durchgesetzt werden. Zu beachten sind Ausschlussfristen aus Arbeits- oder Tarifvertrag, die oft nur drei Monate betragen. Wer zu lange wartet, verliert den Anspruch.
Verlangt werden kann die Berichtigung einzelner Formulierungen, nicht ein Wunschzeugnis. Das Gericht prüft, ob die Beurteilung noch vertretbar ist. Ein eigener Formulierungsvorschlag erhöht die Erfolgsaussichten.
Wer was beweisen muss
Nach der Rechtsprechung gilt eine Bewertung mit „befriedigend“ als Ausgangspunkt. Will der Arbeitgeber schlechter bewerten, muss er die Tatsachen dafür darlegen und beweisen. Will der Arbeitnehmer eine bessere Note, liegt die Beweislast bei ihm.
Diese Verteilung erklärt, warum viele Zeugnisse im Bereich „gut“ liegen: Der Arbeitgeber vermeidet Streit, der Arbeitnehmer erhält ein brauchbares Papier. Eine Note „sehr gut“ muss dagegen begründet werden können. Belege sind Zielvereinbarungen, Beurteilungen und Auszeichnungen.
Wer eine bessere Bewertung anstrebt, sammelt solche Nachweise während des Arbeitsverhältnisses. Im Nachhinein sind sie schwer zu beschaffen. Eine eigene Ablage lohnt sich deshalb von Anfang an.
Der Schlusssatz
Am Ende steht üblicherweise eine Formel mit Dank, Bedauern über das Ausscheiden und guten Wünschen. Ein durchsetzbarer Anspruch auf diesen Satz besteht nach der Rechtsprechung nicht. Fehlt er trotz guter Bewertung, wird das von Lesern dennoch als Signal verstanden.
Praktisch führt das dazu, dass der Schlusssatz häufig verhandelt wird, gerade bei Aufhebungsverträgen. Er lässt sich dort ausdrücklich festschreiben. Das ist der einfachste Weg, ihn zu bekommen.
Auch die Austrittsformulierung ist aussagekräftig. „Verlässt uns auf eigenen Wunsch“ liest sich anders als eine Formulierung, die den Grund offenlässt. Eine Kündigung durch den Arbeitgeber darf nicht ohne Weiteres erwähnt werden.
Form und äußeres Bild
Das Zeugnis wird auf dem üblichen Geschäftspapier ausgestellt, sauber gedruckt und ohne Flecken, Knicke oder handschriftliche Zusätze. Ein Ausdruck auf weißem Papier ohne Briefkopf ist angreifbar. Auch nachträgliche Korrekturen von Hand sind unzulässig.
Unterschreiben muss eine Person, die dem Ausscheidenden gegenüber weisungsbefugt war oder die Personalverantwortung trägt. Eine Unterschrift durch eine rangniedrigere Person kann als Abwertung gelesen werden. Der Name sollte maschinenschriftlich wiederholt sein.
Das Ausstellungsdatum ist der letzte Tag des Arbeitsverhältnisses, auch wenn das Zeugnis später geschrieben wird. Ein deutlich späteres Datum legt Streit nahe. Rechtschreib- und Grammatikfehler mindern den Wert zusätzlich und können ebenfalls beanstandet werden.
Häufige Fragen
Wie lange hat der Arbeitgeber Zeit?
Es soll zeitnah zum Ende des Arbeitsverhältnisses ausgestellt werden.
Darf ich einen Entwurf schreiben?
Das ist verbreitet und zulässig; der Arbeitgeber muss ihn nicht übernehmen.
Darf eine Kündigung im Zeugnis stehen?
Der Grund der Beendigung darf genannt werden, wenn es sachlich bleibt – eine Wertung ist unzulässig.
Was ist ein Zwischenzeugnis?
Ein Zeugnis während des laufenden Arbeitsverhältnisses, etwa bei einem Vorgesetztenwechsel.
Dieser Text ist keine Rechtsberatung.
Was ist ein einfaches Zeugnis?
Es nennt nur Tätigkeit und Dauer, ohne Bewertung.
Wer muss eine schlechte Note beweisen?
Der Arbeitgeber, unterhalb von „befriedigend“.
Besteht Anspruch auf den Schlusssatz?
Nein, er lässt sich aber vertraglich vereinbaren.
Quellen
Das passt dazu
Drei Artikel, die dieselbe Frage von einer anderen Seite angehen:
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