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Stand: September 2026 · Lesezeit: 5 Minuten
Eine Mahnung fordert eine offene Zahlung schriftlich ein und setzt eine neue Frist. Sie braucht Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeitsdatum und eine klare Zahlungsfrist. Diese Vorlage zeigt den Aufbau und erklärt, wann eine Mahnung überhaupt nötig ist.
Das Wichtigste in Kürze
- Ab Fälligkeit und 30 Tagen nach Rechnungszugang gerät ein Schuldner meist automatisch in Verzug
- Eine Mahnung braucht Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeit und neue Zahlungsfrist
- Verbraucher zahlen 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, Unternehmen 9 Prozentpunkte
- Zwischen Unternehmen kommt eine Pauschale von 40 Euro pro verspäteter Zahlung hinzu
Wann eine Mahnung nötig ist
Nach § 286 BGB gerät ein Schuldner in Verzug, wenn er trotz Mahnung nach Fälligkeit nicht zahlt. Bei Rechnungen entfällt die Mahnung sogar: Der Schuldner gerät spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung automatisch in Verzug. Bei Verbrauchern gilt das nur, wenn die Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hinweist. Eine Mahnung ist trotzdem sinnvoll, weil sie das Datum des Verzugs dokumentiert und dem Schuldner eine letzte Chance gibt, ohne weitere Schritte zu zahlen.
Aufbau einer Mahnung
Eine Mahnung enthält Absender, Empfänger, Datum, Rechnungsnummer, offenen Betrag und das ursprüngliche Fälligkeitsdatum. Der Text bleibt sachlich und knapp: Hinweis auf die offene Zahlung, neue Frist von meist 7 bis 14 Tagen, sowie ein Hinweis auf mögliche weitere Schritte bei Fristablauf. Wichtig ist ein ruhiger Ton ohne Drohungen, da eine erste Mahnung meist ein Versehen beim Kunden klärt.
Kurzantwort: Eine Mahnung nennt Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeit, setzt eine neue kurze Frist und bleibt im Ton sachlich statt drohend.
Verzugszinsen richtig berechnen
Nach § 288 BGB verzinst sich eine Geldschuld während des Verzugs. Verbraucher zahlen 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, bei Geschäften zwischen Unternehmen liegt der Satz bei 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz. Der Basiszinssatz wird von der Bundesbank halbjährlich veröffentlicht und ändert sich, deshalb lohnt sich vor jeder Berechnung ein aktueller Blick auf den geltenden Wert. Zusätzlich steht Unternehmen gegenüber Unternehmen eine Pauschale von 40 Euro pro Mahnung zu, die auf weitere Rechtsverfolgungskosten angerechnet wird.
| Gläubiger gegenüber | Zinssatz über Basiszinssatz | Pauschale |
|---|---|---|
| Verbraucher | 5 Prozentpunkte | keine |
| Unternehmen | 9 Prozentpunkte | 40 Euro |
Beispielrechnung für Verzugszinsen
Ein Beispiel macht die Berechnung greifbar. Eine offene Rechnung über 1.000 Euro bleibt 60 Tage unbezahlt, der Gläubiger ist Verbraucher. Bei einem angenommenen Basiszinssatz von 3,0 Prozent ergibt sich ein Zinssatz von 8,0 Prozent pro Jahr. Für 60 Tage Verzug errechnen sich rund 13 Euro Zinsen. Handelt es sich um ein Geschäft zwischen zwei Unternehmen, liegt der Zinssatz bei 12,0 Prozent pro Jahr, dazu kommt die Pauschale von 40 Euro. In diesem Fall summieren sich Zinsen und Pauschale auf rund 60 Euro zusätzlich zur eigentlichen Forderung. Die genaue Höhe hängt vom aktuellen Basiszinssatz ab, der sich zum 1. Januar und 1. Juli jedes Jahres ändern kann.
Wie viele Mahnungen sind üblich
Gesetzlich ist keine bestimmte Anzahl an Mahnungen vorgeschrieben. In der Praxis hat sich ein dreistufiges Verfahren bewährt: eine freundliche Zahlungserinnerung ohne Verzugshinweis, eine erste Mahnung mit klarer Fristsetzung und eine zweite Mahnung mit Ankündigung weiterer Schritte wie Inkasso oder gerichtliches Mahnverfahren. Wer bereits weiß, dass der Schuldner in Verzug ist, kann auch direkt mit einer rechtlich wirksamen ersten Mahnung starten und Zeit sparen.
Zahlungserinnerung oder Mahnung
Eine Zahlungserinnerung erinnert nur höflich an eine offene Rechnung, ohne rechtliche Folgen zu erwähnen. Sie eignet sich für den ersten Kontakt, etwa bei privaten Mietzahlungen, die knapp verspätet eintreffen. Eine Mahnung dagegen macht deutlich, dass der Schuldner bereits in Verzug ist, und kann Verzugszinsen sowie Mahnkosten benennen. Wer beide Schreiben klar trennt, wirkt professioneller und vermeidet, dass eine harmlose Erinnerung wie eine Drohung wirkt.
Kurzantwort: Eine Zahlungserinnerung ist ein höflicher erster Hinweis, eine Mahnung dokumentiert den bereits eingetretenen Verzug mit Frist und möglichen Zinsen.
Wenn die Mahnung erfolglos bleibt
Reagiert der Schuldner auf zwei Mahnungen nicht, bleiben mehrere Wege offen. Eine Ratenzahlung kann eine Lösung sein, wenn der Schuldner zahlungswillig, aber knapp bei Kasse ist. Bleibt jede Reaktion aus, folgt oft das gerichtliche Mahnverfahren über das Online-Mahnportal der Justiz oder die Beauftragung eines Inkassodienstes. Beide Wege verursachen weitere Kosten, die der Schuldner im Verzugsfall zusätzlich trägt.
Häufige Fehler bei der Mahnung
Ein häufiger Fehler ist eine zu kurze Frist von nur ein bis zwei Tagen, die unangemessen wirkt und im Streitfall angreifbar ist. Auch fehlende Angaben wie Rechnungsnummer oder genaues Fälligkeitsdatum schwächen die Mahnung. Wer eine Rechnung als Kleinunternehmer stellt, sollte von Anfang an auf klare Zahlungsbedingungen und den Verzugshinweis achten, damit eine spätere Mahnung rechtlich sauber greift.
Fazit
Eine Mahnung braucht klare Angaben, eine angemessene Frist und einen sachlichen Ton. Wer die gesetzlichen Fristen und Zinssätze kennt, kann offene Forderungen zügig und rechtssicher einfordern. Bleibt eine Mahnung erfolglos, stehen mit Ratenzahlung, Mahnverfahren und Inkasso mehrere Wege offen.
FAQ – Häufige Fragen
Wann gerät ein Schuldner automatisch in Verzug?
Bei Rechnungen spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang, wenn keine andere Frist vereinbart wurde.
Muss vor einer Mahnung immer eine Zahlungserinnerung stehen?
Nein, eine Zahlungserinnerung ist freiwillig und ersetzt keine gesetzliche Voraussetzung.
Wie hoch sind Verzugszinsen für Verbraucher?
Fünf Prozentpunkte über dem jeweils geltenden Basiszinssatz.
Wie hoch sind Verzugszinsen zwischen Unternehmen?
Neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz zuzüglich einer Pauschale von 40 Euro.
Welche Angaben gehören in eine Mahnung?
Rechnungsnummer, offener Betrag, ursprüngliches Fälligkeitsdatum und eine neue Zahlungsfrist.
Wie lang sollte die Frist in einer Mahnung sein?
Üblich sind sieben bis vierzehn Tage, je nach Höhe der Forderung und bisherigem Kontakt.
Was passiert nach der zweiten Mahnung ohne Reaktion?
Häufig folgen ein gerichtliches Mahnverfahren oder die Beauftragung eines Inkassodienstes.
Darf man Mahnkosten dem Schuldner in Rechnung stellen?
Ja, angemessene Mahnkosten zählen zum Verzugsschaden und lassen sich mit der Forderung geltend machen.
Gilt für Verbraucher dieselbe automatische Verzugsregel wie für Unternehmen?
Nur, wenn die Rechnung ausdrücklich auf die Verzugsfolge nach 30 Tagen hinweist.
Kann eine Mahnung auch per E-Mail verschickt werden?
Ja, wichtig ist ein Nachweis über Versand und Zugang, etwa durch eine Lesebestätigung oder einen Zusatzbrief.
Quellen
Bella schreibt hier über Vorlagen und Vordrucke. Sie mag Fragen, auf die man abends noch schnell eine Antwort braucht, und schreibt sie so auf, dass man sie beim ersten Lesen versteht. Quellen stehen unter jedem Beitrag.
